Recepcionista

Principais responsabilidades para a função de Recepcionista:

• Atendimento ao cliente: Receber e direcionar clientes e visitantes da seguradora, fornecendo informações precisas e assistência conforme necessário.

• Gestão de chamadas: Atender, filtrar e encaminhar chamadas telefônicas, garantindo comunicação eficiente dentro da empresa.

• Agendamento: Organizar e manter a agenda do departamento, marcando reuniões e coordenando salas de conferência.

• Correspondência: Gerenciar a recepção e o envio de correspondências, incluindo e-mails, cartas e pacotes, assegurando a distribuição oportuna.

• Documentação: Preparar e gerir documentos administrativos, assegurando conformidade e precisão.

• Protocolo: Executar tarefas de secretariado e protocolo, como a preparação de documentos e a organização de arquivos.

• Relatórios: Elaborar relatórios periódicos para o Responsável do Departamento de Património e Serviços, mantendo-o informado sobre as atividades da recepção.

• Manutenção do espaço: Supervisionar a organização e a manutenção das áreas comuns, garantindo um ambiente acolhedor e profissional.

• Suporte administrativo: Assistir em tarefas administrativas gerais, incluindo a gestão de suprimentos e a coordenação de serviços de manutenção.

• Idiomas: Utilizar proficiência em português para todas as comunicações e documentações necessárias.

Para a função de Recepcionista, as principais aptidões necessárias incluem:

• Comunicação eficaz: Capacidade de comunicar de forma clara e eficiente, tanto oralmente quanto por escrito, em português.

• Habilidades organizacionais: Manter a recepção e os documentos relacionados ao trabalho bem organizados, garantindo que todas as informações estejam facilmente acessíveis.

• Atendimento ao cliente: Habilidade de fornecer um serviço de atendimento ao cliente de alta qualidade, sendo cortês e profissional em todas as interações.

• Gestão de tempo: Capacidade de gerir eficazmente o tempo para lidar com múltiplas tarefas e prioridades.

• Habilidades de secretariado: Experiência em tarefas de secretariado, como agendamento de reuniões, gestão de correspondências e manutenção de registos.

• Protocolo empresarial: Conhecimento das normas de protocolo empresarial, incluindo a recepção de visitantes e a organização de eventos.

• Tecnologia da Informação: Proficiência no uso de computadores, incluindo processamento de texto, planilhas e sistemas de e-mail.

• Trabalho em equipe: Capacidade de trabalhar bem em equipe, colaborando com colegas e reportando-se ao Responsável do Departamento de Património e Serviços.

• Adaptabilidade: Flexibilidade para se adaptar a novas situações e mudanças no ambiente de trabalho, especialmente importante em uma empresa que está começando suas atividades.

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