Recepcionista Administrativa

- Executar tarefas administrativas relativas ao funcionamento dos elementos do Conselho de Administração da empresa;

- Assessorar os administradores no desempenho das suas funções;

- Gerenciar a programação e realização de reuniões;

- Recepcionar e efectuar telefonemas;

- Controlar documentos e correspondência de/para administradores;

- Atender clientes internos e externos a pedido dos administradores;

- Organizar viagens sempre que requerido. 

- Executar tarefas relacionadas com o expediente geral da empresa, de acordo com procedimentos estabelecidos, utilizando equipamento informático e equipamento de escritório.

- Recepcionar e registar correspondência, de/para Administradores e Secretário-Geral, encaminha-la para os respectivos serviços e/ou destinatários em função do assunto e da prioridade da mesma;

- Efectuar o processamento de texto de memorandos, cartas/ofícios, relatórios, notas informativas e outros documentos com base na instrução e informação recebida dos Administradores e/ou Secretário-Geral.

- Gerir a assinatura e arquivo de documentação, separando a mesma por pastas em função do tipo de assunto tratado, datas, assuntos prioritários, assuntos de consulta diária, respeitando todas as regras de e procedimentos;

- Fazer a expedição de correspondência e encomendas, de cunho confidencial e/ou particular, identificando o destinatário de forma clara, fazendo-se sempre acompanhar de uma guia de recepção ou livro de protocolo.

- Controlar os serviços de recepção sempre que necessário e de forma a assegurar o imediato atendimento e encaminhamento de todas as pessoas que entrem pela porta do escritório.

- Evitar o aglomerado de pessoas na zona de recepção

- Limitar o tempo de espera das pessoas.

- Manter um registo actualizado de todos os contactos utilizados pelos Administradores, Secretário-Geral.

- Efectuar/recepcionar e dirigir todas as chamadas telefónicas do Quadro da Administração da empresa.

- Coordenar as viagens dos administradores do Grupo Score

- Fazer reservas de viagem para Administradores do Grupo sempre que solicitado;Pedir a emissão de bilhetes de passagem de administradores sempre, que este seja solicitado e esteja devidamente autorizado;

- Manter actualizado o registo de pedido de viagens do quadro de administradores.

- Frequência Universitária ou Licenciatura completa (preferencial);

- Experiência anterior na função;

- Elevados skills comunicacionais;

- Disponibilidade total;

- Bons Conhecimentos de informática (nomeadamente ao nível do Office);

- Língua Portuguesa bem falada e escrita;

- Bons conhecimentos de Inglês;

- Apresentação adequada à função;

- Noções sólidas de organização empresarial e de trabalho;

- Registo e expedição de correspondência;

- Boa comunicação e relações Interpessoais;

- Conhecedora de normas de Higiene e Segurança no trabalho;

- Conhecimento de materiais, equipamentos de escritório e o seu funcionamento;

- Nacionalidade Angolana;

A Multipessoal Angola posiciona-se como um fornecedor de referência no sector de recursos humanos em Angola. A oferta de serviços que coloca no mercado ao dispor dos seus clientes cobre toda a área de recursos humanos. A Multipessoal Angola fornece serviços nas áreas de recrutamento e selecção, formação profissional, consultoria organizacional e de recursos humanos, trabalho temporário e outsourcing, com o objectivo de constituir-se como um parceiro transversal na gestão dos recursos humanos nos seus clientes. Em linha com os valores e objectivos do Grupo Multipessoal em Portugal, a Multipessoal Angola desenvolve a sua actividade assente em parâmetros de rigor, na experiência, sensibilidade e conhecimento do mercado dos recursos humanos em Angola em todos os sectores em que actua. O Grupo Multipessoal é actualmente a empresa portuguesa líder no mercado dos recursos humanos em Portugal, com uma actuação fortemente pautada pela dinâmica, ética e inovação.